تعریف و تاریخچه کایزن

کایزن چیست ؟

کایزن ترکیبی دو کلمه ای از یک مفهوم ژاپنی است که تعریف آن تغییر به سمت بهتر شدن یا بهبود مستمر و تدریجی است. در واقع کایزن بر این فلسفه استوار است که برای ایجاد بهبود در سازمان ها لازم نیست به دنبال تغییرات انفجاری یا ناگهانی باشیم ، بلکه هر نوع بهبود یا اصلاح به شرط آنکه پیوسته و مداوم باشد، ارتقای بهره وری را در سازمان ها به ارمغان خواهد آورد.

KAI + ZEN = KAIZEN

بهبود مستمر و تدریجی با بهره گیری از مشارکت کارکنان

تاریخچه کایزن در ایران

در سال ۱۳۷۹ ، با هماهنگی سازمان ملی بهره وری ایران ( NIPO ) و سازمان بهره وری آسیا ( APO ) ، دوره ای با عنوان کارگاه آموزشی کایزن عملی به مدت پنج روز برای جمعی از واحدهای صنعتی استان یزد برگزار نمود . آن روز کسی تصور نمی کرد که این کارگاه سرآغازی برای معرفی الگویی برای بهبود بره وری در کشور خواهد بود . مدرس و مشاور این کارگاه آقای شوئیچی یوشیدا مشاور کایزن و معاون اسبق شرکت نیسان موتورز بود . این کارگاه پنج روزه که طی آن بخشی از فرآیندهای کاری واحدهای صنعتی شرکت کننده به عنوان نمونه انتخاب و مورد بازمهندسی قرار شد . در تغییر نگرش کارکنان نسبت به مسائل محیطی بسیار مؤثر افتاد به طوری که سازمان ملی بهره وری ایران بلافاصله اجرای پروژه های بعدی در سایر استانهای کشور را در دستور کار خود قرار داد . نخستین کسانی که یوشیدا را در کارگاه اموزشی پنج روزه در استان آذربایجان شرقی همراهی کردند ، کارشناسان این سازمان بودند که بعدها خود پایه گذار اجرای کایزن و ادامه حرکتهای بهبود در بخشهای صنعت و خدمات شدند .

در سال ۱۳۸۱ ، سازمان ملی بهره وری ایران حرکت بهبود کایزنی را با اجرای طرح چرخه مدیریت بهره وری در ۵ دستگاه دولتی استان کرمان آغاز و برای نخستین بار در کشور ، کایزن را به حوزه خدمات و خصوصاً سازمانهای دولتی کشاند .

اکنون به یاری خداوند ، حرکت بهبود مستمر ( کایزن ) در بخشهای مختلف صنعتی و خدماتی کشور ، آغاز شده و می رود تا منزلت واقعی خود را ارکان بهبود و توسعه کشور دست یابد . سایت الکترونیکی IRAN KAIZEN پایگاهی خواهد بود برای آنکه تمامی دست اندرکاران بهبود مستمر در کشور ، با هم ارتباط متقابل و تبادل اطلاعات داشته باشند

تشریح فرآیند کایزن ((۵S

در نگاه کایزنی برای تحقق بهبود تدریجی و مستمر در سازمان ها باید سه اقدام اساسی زیر صورت بگیرد :

۱- کلیه فعالیت هایی که هزینه زا هستند ولی ارزشی تولید نمی کنند (Muda ) باید حذف شوند

۲- فعالیت هایی که به شکلی در جای دیگری به صورت موازی انجام می شوند ( Muri ) با یکدیگر تلفیق شوند.

۳- آن دسته از فعالیت هایی که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازمند (Mura ) به فعالیت های سازمان افزوده شوند. این حرکت یا نهضت ۳Mu اساس اقدامات کارگاه آموزشی گمبا کایزن ( کایزن عملی ) را تشکیل می دهد.

اصول دمینگ ۳

دکتر دمینگ که نظریاتش در دهه ۱۹۵۰ میلادی چندان مورد توجه آمریکایی ها واقع نشد، در کشور ژاپن به گرمی پذیرفته و به تدریج راهبردهای پیشنهادی وی برای بهبود کیفیت کالاهای ژاپنی، این کشور را به یکی از کشورهای پیشرفته و برتر اقتصاد جهانی تبدیل نمود. اصول مورد نظر دمینگ در چرخه معروف وی به صورت زیر قابل نمایش است.

نکته قابل ذکر در این چرخه آن است که وضعیت موجود همیشه موضوع اصلی برای برنامه ریزی است. پس از برنامه ریزی برای گذار از وضعیت فعلی اقدامات اجرایی برای دست یابی به اهداف پیش بینی شده در برنامه آغاز می شود و در ادامه با بررسی نحوه اجرای برنامه نقاط قوت و ضعف آن آشکار می گردد. در مرحله آخر اقدامات اصلاحی برای بهبود فعالیت های انجام گرفته آغاز و این چرخه به همین ترتیب ادامه می باید. به عبارتی در نگاه چرخه دمینگ وضعیت موجود هیچگاه کاملا راضی کننده نیست و همواره باید به دنبال بهبود وضعیت باشیم.

نکته دیگر این که جهت اجرای چرخه دمینگ همیشه از برنامه ریزی آغاز و مجددا به برنامه ریزی ختم می شود. به این معنی که اگر برنامه ای تنظیم شد و به اجرا در آمد چنانچه در عمل با مشکلاتی در اجرا روبرو شد باید در فکر اصلاح مراحل اجرای برنامه باشیم و در نهایت اقدام لازم را برای اصلاح کار اجرایی بدون فوت وقت انجام دهیم. سپس برای اجرای فعالیتی دیگر برنامه ریزی نماییم. نکته در این است که اگر برنامه تنظیمی در اجرا با مشکل روبرو شد اجازه نداریم به سادگی اجرای برنامه را متوقف کنیم بلکه باید به دنبال علل عدم ناتوانی برنامه در اجرا باشیم. چنانچه برنامه تنظیم شده برای بهبود سازمان را در نیمه راه رها کنیم اصل برنامه زیر سوال می رود. به عبارتی این سوال مطرح می شود که اساسا چرا دست به تغییر و بهبود وضعیت موجود زدیم.

مراحل چهار گانه بالا به ترتیبی که ملاحظه می کنید، مبنای تفکر ژاپنی ها برای تصمیم گیری و اجرای تصمیم در سازمان قرار گرفت. لازم به ذکر است که چرخه دمینگ به صورت پایان ناپذیر دنبال می شود.

کلیات اجرای کایزن عملی

جهت آشنایی بیشتر خواننده با مراحل اجرایی و مبانی اجرای کارگاه آموزشی کایزن عملی مطالبی را در اینجا ذکر میکنیم که انتظار می رود برای ورود به بحث موثر باشد . نخست مراحل ۱۲ گانه اجرای دوره باین شرح اعلام می شود :

گام ۱: امضای قرارداد همکاری بین مجری و سازمان مربوط توسط بالاترین مقام سازمان

گام ۲: برگزاری جلسه توجیهی با حضور مدیر و یا نمایندگان واحد های سازمان .

گام ۳: برگزاری جلسه آموزشی تفصیلی با حضور نمایندگان داوطلب اجرای طرح در مورد نحوه برگزاری کارگاه

گام ۴: بازدید از محل اجرای کارگاه در واحدهای داوطلب اجرای طرح با حضور مدیر و اعضای گروه های کاری

گام ۵: انتخاب ۲ موضوع (فرآیند) مهم سازمان جهت بررسی در کارگاه آموزشی کایزن

گام ۶: انتخاب ۵ تا ۷ نفر اعضای واجد شرایط برای گروه کاری افراد ذی ربط.

گام ۷: انتخاب سرپرست گروه برای هدایت تیم و دبیر گروه برای مستند سازی مدارک آن

گام ۸: تهیه اطلاعات مورد نیاز سازمان در قالب فرم شماره ۱

گام ۹: تهیه کارت سینه برای کلیه اعضاء گروه های کار شامل نام و نام خانوادگی، موضوع گروه کاری و نام سازمان

گام ۱۰: واریز مبلغ ۲۵ درصد کل قرارداد به حساب شماره ……….. مجری به عنوان پیش پرداخت

گام ۱۱: ارسال سه نسخه از قرارداد امضاء شده به همراه نسخه‌ای از قبض پیش پرداخت واریز شده به حساب مجری

گام ۱۲: اجرای کارگاه آموزشی کایزن عملیاتی به مدت ۵ روز با مشارکت کلیه اعضای واحدهای ذی‌ربط و ارائه گزارش مربوطه

مراحل اجرای کایزن عملی

برای اجرای بهبود بهره وری با رویکرد کایزن عملی مراحل زیر پیش بینی شده است که در این کارگاه پنج روزه به تفصیل تشریح می شوند و شرکت کنندگان در دوره ، به طور عملی نیز آن را تمرین خواهند نمود :

۱- ناحیه نمونه را انتخاب کنید .

۲- گروه بهبود ( تیم کایزن ) را ایجاد و سازمان دهی کنید .

۳- داده های آماری مورد نیاز را در ناحیه نمونه با کمک اعضای گروه گرد آوری کنید .

۴- اعضای شرکت کننده را در کارگاه آموزشی با مفاهیم و ابزارهای بهبود آشنا کنید .

۵- نظام آراستگی ( ۵ ت ) را آغاز کنید .

۶- مودا ( اتلاف ) ها را شناسایی و فهرستی از آنها تهیه کنید .

۷- تحلیل علل رویداد اتلاف را در ناحیه نمونه انجام دهید و راه حلهایی را با استفاده از کار گروهی بدست آورید .

۸- راه حل هایی را که عملی ترند انتخاب کنید .

۹- هر نوع تغییر فیزیکی در آرایش ناحیه نمونه را بدون فوت وقت انجام دهید .

۱۰- بهبود انجام گرفته را به صورت استاندارد درآورید .

۱۱- موفقیت حاصله را به اطلاع سایر همکارانتان برسانید .

۱۲- نتایج به دست آمده را ارزیابی کنید تا در مراحل بعدی مورد استفاده قرار گیرند .

۱۳- به سراغ مشکل بعدی بروید

تشکیل کارگروه و انتخاب موضوع

ادربازدید حداقل دو ساعته از هر سازمان، موضوعات و مسائل مورد نظر مدیریت سازمان بررسی و از این میان دو مسأله‌ای که براساس سوابق آماری موجود، بیشترین مشکلات را برای سازمان ایجاد می‌کنند انتخاب می‌شود. در انتخاب مسأله معیارهای زیر مورد نظر است:

۱- از نظر تراکم مراجعات یا مکاتبات مشکلات فراوانی برای سازمان ایجاد می‌کند.

۲- به لحاظ رسالت و مأموریت قانون سازمان از اهمیت زیادی برخوردارند.

۳- حدود و ثغور مسأله روشن و در حد اختیار سازمان برای حل قرار دارد.

۴- امکان تحقق نتیجه‌ای ملموس و مشهود در طی ۵ روز برگزاری کارگاه وجود دارد. مثلاً مشکلات همچون کمبود بودجه و نیروی انسانی یا مسائلی که حل آن مدت زمان زیاد و بودجه کلانی می‌طلبد مورد نظر نیست.

۵- حل مسأله انتخاب شده بتواند، انگیزه کارکنان را برای حل مسأله بیشتر و بزرگتر افزایش دهد

‌اجرای نظام آراستگی(۵S)

تعاریف :

۵S که از این به بعد به آن ۵ ت اطلاق می کنیم ، پنج حرف اول کلمات زیر است :

تشخیص : به معنی جدا کردن آنچه ضروری است از غیر ضروری ها Seiri

ترتیب : سر و سامان دادن به آنچه که به عنوان ضروری باقی می ماند Seiton

تنظیف(تمیز) : پاکسازی و تمیز کردن محل و کلیه اشیا و لوازم مورد نیاز Seiso

تنظیم : استاندارد کردن و رویه مند کردن اقداماتی که فوقا شرح داده شد Seiketsu

تکلیف : ایجاد بسترها و سازوکارهای لازم برای رعایت همگانی این استانداردها Shitsuke

۵ت‌مصداق بارز احادیث‌اولیای خداست که می فرمایند “ النظافه من الایمان ”‌ و “ اوصیکم بالتقوی الله و نظم امرکم ”‌ .

مراحل پیاده سازی :

۱- بسترسازی و فراهم کردن زمینه های فرهنگی لازم

۲- سازماندهی و آغاز رسمی نهضت توسط مدیریت ارشد

۳- پاکسازی عمومی

۴- آغاز فرآیند تشخیص و تفکیک ضروری از غیر ضروری

۵- انجام وظایف روزانه تشخیص ، ترتیب و تنظیف

۶- ممیزی دوره ای ۵ ت

نهضت برچسب قرمز

گام اول در اجرای نظام آراستگی تفکیک اقلام ضروری از غیر ضروری است . برای انجام این کار از ابزاری به نام برچسب قرمز استفاده می کنیم که معمولا از پوشه های مستعمل تهیه می شود. در این مرحله اعضای کارگروه برچسبهای لازم را تهیه و بر روی اقلام غیر ضروری نصب می کنند . نمونه ای از این برچسب را در زیر ملاحظه می کنید :

همان گونه که ملاحظه می کنید این برچسب در اندازه هایی تقریبا با مقیاس بالا ( بسته به ابعاد قلم کالا یا قطعه ای که برچسب بر آن نصب است ) ایجاد می شود. در ردیف نخست نام و نام خانوادگی نصب کننده برچسب و در ردیف دوم تاریخ نصب آن درج می شود. شماره سریال شماره ساده ای که نشان دهنده تعداد برچسب های نصب شده در مدت اجرای کارگاه آموزشی است . البته این حرکت بعد از برگزاری کارگاه پنج روزه به عنوان یکی از وظایف اصلی کار گروه دنبال و در مستندات مربوطه ضبط میشود.

در قدم بعدی ( ترتیب ) آنچه به عنوان ضروری تشخیص داده شده است . سامان دهی و منظم می شود . برای این کار تمامی اعضای کارگروه بسیج می شوند و پس از تعیین تکلیف اقلام نسبت به ایجاد قید و بست تعمیر یا تعویض تجهیزات و ابزارهای معیوب و بالاخره تعیین جای مناسب برای استقرار وسایل و سایر اقدامات لازم برای سامان دهی انجام می گیرد.

گام بعدی ( تنظیف ) مربوط به تمیز کردن اقلام و مدارکی است که به تشخیص گروه ضروری تشخیص داده شده و محل مناسب استقرار آن نیز با برچسب و استفاده از الگوهای علمی نگهداری ( مانند سامانه FIFO در انبار) نشانه گذلری با استفاده از رنگ و علائم تعیین شد اکنون باید به نظافت و پاکسازی محیط نمونه و محل استقرار این اقلام اقدام کنیم. پاکسازی با همکاری کلیه اعضای کارگروه و به منظور ایجاد فضای مناسب برای ایجاد فرهنگ کار گروهی صورت می گیرد. لذا سپردن این فعالیت به دیگران مجاز نیست . اجرای مراحل استاندارد سازی و ممیزی نظام آراستگی به زمان بیشتری نیاز دارد که موضوع آموزشی جداگانه خواهد بود .

تابلوی بهبود ( کایزن برد )

تابلوی بزرگی به ابعاد ۵/۱ * ۱ متر است که در مراسم روز پایانی ، به عنوان دستاورد های مطالعاتی اعضای گروهها در محل گمبا نصب و بر این اساس سرپرست گروه توضیحات لازم را به بازدید کنندگان عرضه می کند. بر روی این تابلو اطلاعات زیر ، درج می شود:

مدل مدیریت کایزنی

همان طور که ملاحظه می کنید، هر چه از سطوح بالای مدیریت به سطوح پایین تر سازمان می آییم از وظایف دسته ایجاد بهبود کاسته و در عوض بر وظایفی که جنبه حفظ و نگهداری بهبود ایجاد دارند، افزوده می شود. آنچه از این نمودار می فهمیم این است که مدیران سطوح بالاتر سازمان باید همواره بخش اعظم وقت خود را صرف بهبود سازمان نمایند و امور جاری را که جنبه نگهداری دارند به سطوح پایین تر واگذار کنند. آیا به راستی در سازمانهای ما این گونه عمل می شود؟ مدیری که بیشتر وقت خود را صرف پاراف نامه بازبینی مطالبی که قبلا می بایست توسط کارشناسان انجام شود می گذرد، هیچ وقت فرصت آن را نخواهد داشت که به بهبود سازمان بیاندیشد.

بنابر این از نگاه کایزن، کارکنان یک سازمان همواره باید به فکر بهبود و حفظ دستاوردهای بهبود در سازمان خود باشند، اما سهم آنها از این نهضت در نمودار بالا منعکس شده است.

مدیریت تیلوری که نمود آن را در دیدگاه های فایول نیز ملاحظه می کنیم ، بر سازماندهی سلسله مراتبی و وحدت فرماندهی بیشترین تاکید را دارد. در این نظام مدیریت، معمولا ارتباط سازمانی به صورت صدور دستور از بالا و عرضه گزارش از پایین تعریف می شود. در سازمان سطوح مدیریتی عمودی و تقسیم کار افقی وجود دارد که در نمودار زیر شمایی از آن را ملاحظه می کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.